Am 17. Juni 2019 trafen sich die Mitglieder des Bundes der Selbständigen kleines Vilstal e. V. im Rahmen der regelmäßigen Treffen im Gasthof Petermeier in Untersteppach. Den Impulsvortrag hielten Martina und Rupert Maul vom Steuerbüro Martina Maul aus Altfraunhofen.

Der Begriff „Verfahrensdokumentation“ kursiert in letzter Zeit häufiger in Unternehmen. Über dieses immer mehr an Relevanz gewinnende Thema referierte Steuerberaterin Martina Maul. Die Verfahrungsdokumentation dient als Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den GoBD erfüllt sind. Zusätzlich wird dokumentiert, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) ergriffen werden, um der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genüge zu tun. Mit dieser Arbeitsanweisung und Organisationsunterlage soll dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen in Kurzform aufgezeigt werden, wie die Arbeitsabläufe im Unternehmen strukturiert sind. Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zu formellen Mängeln führen und den Spielraum der Betriebsprüfer bei Hinzuschätzungen erhöhen.

Der zweite Teil des Vortrages behandelte das ordnungsgemäße Kassenbuch. Rupert Maul zeigte zunächst auf, wer ein Kassenbuch zu führen hat und welche Formen der Kassenbuchführung möglich sind. Nicht zu unterschätzen sind die umfangreichen Einzelaufzeichnungspflichten bei den bargeldintensiven Unternehmen. Erleichterungen gibt es bei den Unternehmen, die wegen Unzumutbarkeit und Praktikabilität auf einzelne Angaben verzichten können. Die Folge einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung aufgrund materieller und formeller Fehler können Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen sein. Neben der normalen Betriebsprüfung setzt das Finanzamt seit 01.01.2018 immer häufiger das Instrument der Kassennachschau ein. Hier erscheinen Prüfer unangekündigt im Unternehmen und prüfen die Kasse an Ort und Stelle auf die Richtigkeit und Vollständigkeit.

     (Bildquelle: BDS kleines Vilstal e. V.)